IT
SERVICE MANAGEMENT
Edisi
Kedua
Ernest Brewster, Richard
Griffiths, Aidan Lawes and John Sansbury
____________________________________________________
Daftar Isi
1. BAB 5.
2. OPERASI
LAYANAN.
3. PENGENALAN.
4. MAKSUD DAN TUJUAN.
5. NILAI OPERASI LAYANAN.
6. KEGIATAN DAN FUNGSI UTAMA.
7. BANTUAN MANDIRI.
_____________________________________________________
OPERASI LAYANAN
Operasi layanan adalah fase siklus hidup
manajemen layanan IT yang bertanggung jawab untuk kegiatan 'bisnis seperti
biasanya'. Jika layanan tidak dimanfaatkan atau tidak disampaikan secara
efisien dan efektif, mereka tidak akan memberikan nilai secara penuh, terlepas
dari seberapa baik mereka mungkin dirancang. Ini adalah layanan operasi yang
bertanggung jawab untuk memanfaatkan proses untuk memberikan layanan kepada
pengguna dan pelanggan.
Operasi layanan di mana
nilai yang telah dimodelkan dalam strategi pelayanan dan dikonfirmasi melalui
desain layanan dan transisi layanan sebenarnya disampaikan. Tanpa operasi
layanan menjalankan layanan seperti yang dirancang dan memanfaatkan proses
seperti yang dirancang, tidak akan ada kontrol dan manajemen layanan. Produksi
metrik dengan operasi layanan akan membentuk dasar dan titik awal untuk
kegiatan peningkatan pelayanan.
MAKSUD DAN TUJUAN
Tujuan dari operasi
layanan adalah untuk mengatur dan melakukan kegiatan dan proses yang diperlukan
untuk memberikan layanan kepada pengguna bisnis pada tingkat yang disepakati
layanan. Selain itu, operasi layanan bertanggung jawab untuk manajemen
berkelanjutan dari teknologi (infrastruktur dan aplikasi) yang digunakan untuk
menyampaikan dan mendukung layanan.
operasi layanan adalah
tindakan penyeimbangan. Ini bukan hanya soal melaksanakan proses pada
sehari-hari. Ada 'perdebatan' dinamis yang berlangsung pada empat tingkat. Ini
dikenal sebagai 'empat saldo operasi
layanan':
- Pandangan internal IT
terhadap bisnis eksternal : Pandangan bisnis eksternal IT akan
berhubungan dengan layanan yang diberikan kepada pengguna dan pelanggan, sementara
secara internal dalam IT layanan tersebut akan dipandang sebagai sejumlah
komponen. Individu atau tim yang bertanggung jawab untuk menjalankan komponen
tertentu mungkin tidak mengerti bagaimana komponen mereka cocok dengan
pengiriman keseluruhan layanan tertentu. Jika sebuah organisasi terlalu fokus
secara eksternal, akan ada risiko bahwa perjanjian akan
dibuat dengan bisnis yang tidak bisa benar-benar disampaikan karena kurangnya
pemahaman tentang bagaimana bagian-bagian konstituen internal yang perlu untuk
beroperasi. Sebaliknya, sebuah organisasi yang berfokus terlalu internal
cenderung berjuang untuk memahami dan memberikan kebutuhan bisnis.
· - Stabilitas vs ketanggapan : Perubahan seringkali menjadi penyebab insiden dan
hilangnya ketersediaan, sehingga sangat mungkin tergoda untuk membatasi jumlah
perubahan dalam rangka untuk meningkatkan stabilitas layanan. Namun, perubahan
akan selalu dibutuhkan untuk menjaga layanan agar up to date dan untuk
mengadopsi serta untuk perkembangan kebutuhan bisnis. Keseimbangan adalah
antara bisa cepat merespon perubahan dan fokus pada stabilitas infrastruktur.
- Kualitas layanan vs biaya layanan : Akan selalu ada tekanan untuk meningkatkan kualitas
layanan IT sekaligus mengontrol biaya layanan. tekanan anggaran secara intens
dapat menyebabkan menurunnya tingkat layanan dan lebih parahnya kegagalan
karena kurangnya dukungan. Di sisi lain, organisasi bisa jadi tidak seimbang di
'sisi lain' mungkin membayar terlalu banyak untuk layanan mereka dengan
ketahanan built in yang tidak dapat dibenarkan. Kuncinya adalah harus memiliki
dialog yang bermakna lebih dari biaya untuk memastikan bahwa bisnis sepenuhnya
mengerti apa yang akan dan tidak mendapatkan sejumlah uang dan apa yang akan
Anda dapatkan jika itu menghabiskan sedikit kurang ataupun sedikit lebih.
· - Reaktif vs proaktif
: Sebuah organisasi yang sangat proaktif akan selalu memprediksi di mana
hal-hal bisa menjadi salah dan mengambil tindakan untuk mengurangi atau
mencegah situasi tersebut. Dalam kondisi ekstrim, organisasi tersebut dapat
lebih memantau dan menerapkan perubahan yang tidak perlu. Sebaliknya,
organisasi yang murni reaktif menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk'pemadaman
kebakaran' dan berurusan dengan situasi yang muncul, dan mereka perlu lebih bergerak
ke pendekatan 'pencegahan kebakaran' memprediksi dan menghindari insiden serta masalah.
NILAI OPERASI LAYANAN
Setiap tahapan siklus
hidup layanan ITIL menambah dan memberikan nilai bagi bisnis. operasi layanan
ini dilakukan dengan melaksanakan proses dan menjalankan layanan sebagaimana
dimaksud oleh strategi layanan, desain layanan dan layanan transisi tahapan
siklus hidup. operasi layanan adalah wajah yang terlihat oleh organisasi IT dan
merupakan hal 'terdekat' kepada pengguna dan pelanggan. pengiriman yang efektif
dan efisiensi dari layanan apa yang diharapkan dari operasi layanan.
KEGIATAN DAN FUNGSI UTAMA
Proses yang dilakukan
oleh operasi layanan antara lain :
- manajemen acara
: proses ini adalah yang bertanggung jawab untuk pemantauan semua peristiwa di
seluruh infrastruktur IT dan aplikasi untuk memastikan operasi berjalan normal.
manajemen acara ada untuk mendeteksi, meningkat dan bereaksi terhadap
pengecualian.
- manajemen insiden
: proses ini adalah untuk menangani semua insiden. Baik itu insiden di mana layanan sedang terganggu atau
di mana layanan belum terganggu.
- Pemenuhan permintaan
: proses ini adalah yang melakukan permintaan layanan dari pengguna. Pemenuhan permintaan
mencakup permintaan perubahan standar, permintaan informasi dan pengaduan. Dari
perspektif layanan meja, proses permintaan pemenuhan cenderung menutupi semua
panggilan yang bukan insiden atau berhubungan dengan masalah.
- Manajemen masalah :
Proses ini bertanggung jawab untuk pengelolaan semua masalah dalam
infrastruktur IT. Proses ini meliputi penganalisaan akar penyebab dan tiba di
resolusi masalah. Manajemen masalah tetap bertanggung jawab sampai resolusi
dilaksanakan oleh proses manajemen perubahan dan manajemen rilis.
- Manajemen akses : Proses ini memungkinkan pengguna dengan
tingkat yang benar untuk mengakses aplikasi atau layanan. Hal ini juga
memastikan bahwa mereka yang tidak berada pada tingkat yang diperlukan
otorisasi tidak dapat mengakses aplikasi dan layanan. manajemen akses
memungkinkan sebuah organisasi untuk mengontrol akses ke aplikasi dan layanan.
Fungsi Operasi layanan
adalah :
- Layanan meja : berfungsi melakukan sejumlah proses, memanajemen
insiden tertentu dan permintaan pemenuhan. Layanan meja terdiri dari sekelompok
staf terlatih untuk menghadapi kejadian layanan. Staf meja layanan akan
memiliki akses ke alat yang diperlukan untuk mengelola peristiwa ini. Meja
layanan harus menjadi titik kontak untuk pengguna IT dalam sebuah organisasi.
- Manajemen teknis : ini adalah fungsi yang menyediakan sumber daya
dan memastikan bahwa pengetahuan teknologi yang relevan terus up to date.
manajemen teknis meliputi semua tim atau daerah yang mendukung pengiriman
pengetahuan teknis dan keahlian. Ini termasuk seperti tim jaringan, mainframe,
middleware, desktop, server dan database.
- Manajemen aplikasi: berfungsi untuk mengelola
aplikasi melalui totalitas siklus hidup mereka. Ini dimulai dengan 'ide'
pertama bisnis dan melengkapi saat aplikasi diambil dari layanan. manajemen
aplikasi akan terlibat dalam desain, pengujian dan perbaikan secara berkesinambungan
dari aplikasi dan layanan yang mendukung aplikasi.
- Manajemen operasional IT : bertanggung jawab
untuk operasi infrastruktur IT, organisasi dan aplikasi pada sehari-harinya.
Daerah yang memberikan nilai telah dimodelkan
dan dirancang di tempat lain, sehingga operasi layanan akan memiliki banyak
interface untuk proses yang merupakan bagian dari fase gaya hidup lainnya,
dalam aset tertentu layanan dan manajemen konfigurasi, rilis dan manajemen
penyebaran, manajemen pengetahuan, IT layanan kontinuitas manajemen dan
manajemen tingkat layanan.
BANTUAN MANDIRI
Organisasi semakin
memanfaatkan swadaya persembahan untuk memungkinkan pengguna untuk
menyelesaikan masalah yang muncul. Teknologi ini perlu diletakkan untuk
memungkinkan pengguna untuk mengakses informasi yang akan membantu mereka
melalui sebuah front-end berbasis web. pelaporan insiden dan permintaan layanan
dapat ditangani dengan cara yang sama.
Bantuan mandiri adalah
biaya-efektif yang bertujuan untuk menjaga pengguna aktif dalam peran mereka.
Statistik dapat dikumpulkan dari pertanyaan yang paling sering diajukan atau
halaman yang paling sering dikunjungi. Hal ini mengurangi risiko bahwa
kebutuhan pelatihan atau kesenjangan teknologi tidak diidentifikasi meskipun
belum ada meja layanan login panggilan.
Komunikasi yang baik
sangat penting untuk operasi layanan. Perlu ada komunikasi aktif antara tim IT
dengan departemen dan dengan area bisnis dan pengguna. Anggota proses operasi
staf layanan usaha harus menyadari kebutuhan untuk berkomunikasi secara teratur
dengan anggota staf untuk melakukan proses lainnya.
Satu yang harus diingat, bahwa bagaimanapun komunikasi yang efektif
harus memiliki tujuan yang dapat dipahami dan, idealnya dipahami oleh khalayak
tertentu. Terlalu banyak komunikasi tanpa tujuan tertentu atau hasil yang
diinginkan dapat dan biasanya akan menjadi kontraproduktif. Informasi yang
berlebihan cenderung mengurangi perhatian orang sehingga bosan dengan informasi
baru, dan ini bisa sama buruknya dengan tidak berkomunikasi.
Demikian sekilas terjemahan dari buku "IT SERVICE MANAGEMENT" semoga menambah wawasan dan memberi dampak positif bagi yang membaca.
berikut ada beberapa website yang berkaitan :
www.efqm.org
European Foundation for
Quality Management
Information Systems Audit
and Control Association
International
Organization for Standardization
ISO/IEC 20000
certification and qualification schemes
The official ITIL®
website
The IT Service Management
Forum
itSMF International
Sarbanes-Oxley
Carnegie Mellon University Capability and Maturity Model